Личные дела учащихся

Формирование, пополнение и хранение личных дел учащихся - одно из ключевых полномочий образовательной организации, регламентированное государственным порядком приема граждан на обучение, утвержденным Минобрнауки РФ.

Документы в личных делах учащихся являются ключевыми показателями порядка прохождения детьми учебно-воспитательного процесса, а потому к организации заполнения и бумаг такого типа предъявляются повышенные требования:

личное дело ведется с момента поступления ребёнка в ОУ до выпуска;
порядок обновления и хранения документации такого типа регламентируется локальным актом организации (Положением о ведении личных дел обучающихся);
ответственность за составление и хранение бумаг, содержащих персональные данные школьников и их родителей, несут уполномоченные работники (секретарь учебной части, классные руководители), что должно быть отражено в их должностных инструкциях.

Документы в личных делах учащихся

Концептуально личное дело школьника представляет собой перечень бумаг, организованных в папке по типу и дате, дающих полное представление об успешности освоения ребенка образовательного минимума, состоянии здоровья, личностных чертах и индивидуальных особенностях. Перечень документов в личных делах учащихся регламентирован действующим законодательством, в то время как структуру и порядок оформления справочных материалов такого типа образовательная организация вправе утверждать самостоятельно, опираясь на общие требования делопроизводства.

Перечень документов в личном деле учащегося

Требования к личному делу учащегося: заполнение и хранение

Личные дела школьников оформляются на момент поступления в школу в соответствии с требованиями, утвержденными локальным актом организации. По мере обучения перечень документов личных дел учащихся школы увеличивается за счет включения в их состав обновленных данных о состоянии здоровья, сводок об учебных успехов (табелей успеваемости), результатов промежуточных и итоговых аттестаций, договоров на оказание дополнительных учебно-воспитательных услуг, полученных грамот, наград, похвальных листов наравне с данными о назначении серьезных дисциплинарных предписаний, а также изменении персональных данных (смене фамилии, социального статуса, места жительства и т.д.).

В случае внесения ошибочных данных в личное дело, при исправлении неточности стоит действовать в соответствии с локальными установками и принципами делопроизводства. При необходимости утратившая актуальность информация аккуратно зачеркиваются, но в случае важности исправления большого объема данных, ответственному лицу целесообразно уточнить, как исправить ошибку в личном деле учащегося, чтобы соблюсти формальности, у делопроизводителя или уполномоченного представителя школьной администрации.

Принципы организации и хранения личных дел

Для простоты идентификации каждому личному делу присваивается порядковый номер, соответствующий значению, закрепленному в алфавитной книге записи школьников.

После составления личные дела раскладываются в алфавитном порядке, к ним прикладывается список нумерации.
Документацию данного типа положено хранить в специально отведенном и промаркированном месте - в запирающемся шкафу или сейфе.
Личные дела выдаются на руки под роспись - как классным руководителям для внесения корректировок и обновления информации, так и родителям, планирующим перевести ребенка на обучение в другую школу.
Проверка и опись личных дел учащихся проводится ежегодно в порядке, регламентированном локальным приказом.
Для выпускников 9 класса, продолжающих освоение образовательных программ в ОУ, продолжается ведение прежнего личного класса. Документы учащихся, окончивших школу, хранятся в течение 3 лет с момента выпуска, а затем уничтожаются в типовом порядке, наравне с другими устаревшими бумагами. Эта рекомендация применима и к делам школьников, отчисленных из ОУ.

Требования к работе с личными делами школьников при переводе

В случае зачисления в ОУ ребёнка, ранее проходившего обучение в другой образовательной организации, создаётся новое личное дело, за основу которого берётся документация, предоставленная прежней организацией. В таком случае документы в личном деле учащегося школы следует обязательно дополнить письменным согласием родителей на перевод и выпиской приказа о зачислении.

Личное дело учащихся 1-4 классов ведётся учителями, а 5-11 классов - классными руководителями.

В случаях, когда образовательное учреждение прекращает свою деятельность ввиду лишения госаккредитации или утраты лицензии, массовый прием личных дел школьников организациями-преемницами осуществляется на основании типового акта приема-передачи, ответственность за составление которого возлагается на сторону, ответственную за предоставление бумаг.

Администрация школы, принимающая на обучение детей ввиду закрытия другой образовательной организации, должна обеспечить проверку всех необходимых документов в полученных личных делах, при выявлении отсутствующих сводок, справок или выписок - направить в прежнюю ОУ официальный запрос с сопроводительным письмом, где необходимо указать все отсутствующие наименования бумаг. Акт составляется в двух экземплярах, его подписание и передача на хранение в школьный архив выполняется только после получения и классификации всей затребованной документации.

В случаях перевода ребёнка в другую образовательную организацию по инициативе родителей, личное дело в школе отдают представителям семьи под роспись после проверки заявления о зачислении в другую ОУ. В таких случаях необходимо также составить приказ об отчислении и сделать соответствующую пометку в алфавитной книге о выдаче бумаг родителям. При этом выдача личного дела и подписание приказа осуществляются только после закрытия ряда дел (учащийся обязан вернуть учебники и пособия, выданные школьной библиотекой на текущий год, пройти промежуточные аттестации для выставления оценок).